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Imagine a cena: você pega o balanço da sua empresa, e lá brilha um número grande chamado Ativo Imobilizado. Mas, olhando por trás desse número, será que você consegue enxergar o que realmente funciona, o que está parado, o que se perdeu pelo caminho e o que ainda pode gerar lucro para você?
Pense em herdar uma fazenda enorme sem receber nenhum mapa. Você sente que tem um patrimônio valioso, mas não sabe exatamente onde ele está escondido nem a melhor forma de aproveitá-lo.
Essa situação, acredite, é muito comum nas empresas brasileiras. Muitas vezes, o patrimônio físico é deixado de lado, sem a devida atenção estratégica, e essa falta de cuidado acaba gerando perdas financeiras, problemas com impostos e dificuldades operacionais que nem sempre são percebidas de imediato.
Hoje, vamos juntos desvendar os dois lados dessa história.
I. Os 7 erros que roubam o valor do seu Ativo Imobilizado
1. Esquecer de contar e organizar o que se tem: Parece óbvio, mas é crucial saber tintim por tintim o que a sua empresa possui, onde cada item está guardado e qual a sua condição atual. Sem essa organização básica, você pode estar pagando impostos por bens que nem existem mais ou, pior, ter bens valiosos que sequer estão registrados. É como ter dinheiro esquecido em um bolso antigo!
2. Ver a Depreciação como um papel, e não como dinheiro: A depreciação é uma ferramenta inteligente da contabilidade que mostra como seus bens perdem valor com o tempo. Se você não a usa de forma estratégica, pode ter uma visão distorcida dos seus lucros e acabar pagando mais impostos do que deveria. Pense na depreciação como um alerta para o momento certo de trocar ou dar manutenção em um equipamento.
3. Esperar quebrar para consertar: Imagine um carro que só vai para a oficina quando enguiça na rua. A manutenção corretiva, aquela de última hora, geralmente custa de 3 a 5 vezes mais caro do que a preventiva. Além do prejuízo financeiro, a falta de manutenção planejada pode parar a sua produção e prejudicar seus clientes. É como não trocar o óleo do motor e ter que comprar um motor novo!
4. Deixar impostos na mesa: Muitos dos bens que sua empresa adquire podem gerar créditos de PIS, COFINS e até ICMS. Mas, se você não tem um controle detalhado do seu patrimônio, esses créditos se perdem. É como encontrar dinheiro no chão e não pegar!
5. Perder o rastro das coisas: Dentro de uma empresa, os bens mudam de lugar, vão de um setor para outro, trocam de responsáveis. Se você não acompanha essas movimentações, vira uma bagunça! Isso pode levar a perdas, extravios e até situações mais sérias. Imagine procurar uma ferramenta importante e ninguém saber onde ela está.
6. Correr riscos desnecessários com seguros: Se um bem não está devidamente registrado, ele pode não estar coberto pelo seguro. Ou, em caso de um problema, a indenização pode ser menor ou até negada. Pense em um incêndio: você precisa ter todos os seus bens listados para garantir que o seguro cubra os prejuízos.
7. Cada Um por Si, Ativo para Ninguém: Esse é um erro sutil, mas com grandes consequências. Quando as informações sobre o patrimônio não batem entre os diferentes setores da empresa (financeiro, contábil, produção, etc.), as decisões são tomadas com base em dados errados. É como tentar montar um quebra-cabeça com peças de outros jogos.
II. O Mapa do Tesouro: Como Cuidar do Seu Patrimônio de Forma Inteligente
Agora que entendemos os perigos, vamos descobrir como transformar a gestão dos seus ativos em uma grande vantagem para sua empresa:
1. Faça um Raio-X Completo dos Seus Bens: Liste tudo o que a empresa tem, com um número de identificação único, onde cada item está, quem é o responsável por ele, em que estado de conservação se encontra e guarde as notas fiscais. Use etiquetas com QR Code ou RFID para facilitar a vida nas auditorias e na hora de encontrar qualquer item. É como criar um inventário detalhado da sua casa.
2. Conecte Seu Controle de Bens com a Contabilidade: Use um sistema que automatize o cálculo da depreciação e que esteja integrado com a contabilidade e o setor fiscal. Mantenha os dados sempre atualizados quando um bem é comprado, vendido, descartado, sofre um sinistro ou passa por manutenção. Assim, tudo fica organizado e transparente.
3. Cuide para Não Precisar Remediar: A Importância da Manutenção Preventiva: Crie um cronograma de manutenções para cada tipo de bem. Controle os custos dessas manutenções, os upgrades que foram feitos e quando será necessário substituir algum item. Guarde todos os registros. É como fazer revisões periódicas no seu carro para evitar problemas maiores.
4. Confirme se o Papel Bate com a Realidade: Auditorias Periódicas: A cada ano ou a cada ano e meio, compare o que está registrado nos seus sistemas com o que realmente existe fisicamente na empresa. Anote qualquer diferença, identifique perdas e atualize seus registros. Isso garante que as informações estejam sempre corretas.
5. Olhe para Trás e Recupere o que é Seu por Direito: Faça uma análise detalhada dos últimos cinco anos para verificar se sua empresa tem direito a créditos de PIS/COFINS sobre a compra de bens. Analise também o ICMS sobre energia, máquinas e outros ativos, de acordo com o seu regime tributário e a atividade da empresa. Você pode ter dinheiro a receber!
6. Saiba Quanto Seus Bens Valem no Mercado: Um bem pode valer mais ou menos do que o valor que está registrado nos seus livros. Avaliar o valor justo de mercado ajuda a tomar decisões mais inteligentes sobre venda, troca ou reaproveitamento. É como saber o preço atual do seu carro antes de decidir vendê-lo.
7. Trabalhem Juntos: A Importância do Treinamento e da Integração: Mostre para todos os funcionários que o cuidado com o patrimônio é responsabilidade de todos. Envolva as áreas de produção, técnica, contabilidade e gestão em processos que se complementam. Quando todos entendem a importância do ativo imobilizado, a gestão se torna muito mais eficiente.
III. E se o Ativo for seu, Pessoal?
Muitas pessoas acumulam equipamentos, ferramentas e bens duráveis em casa ou usam em suas atividades como autônomos e não fazem nenhum controle. O carro que você usa para trabalhar, os equipamentos de som se você é DJ, as câmeras de um fotógrafo, os móveis do seu consultório particular… tudo isso é seu patrimônio profissional e merece ser controlado.
Além de trazer mais segurança, esse controle ajuda você a:
Organizar suas finanças pessoais.
Calcular o preço justo dos seus serviços.
Planejar sua aposentadoria ou a transferência de bens para seus herdeiros.
IV. O Que não se vê, não se cuida e não gera resultado
Tudo o que você investiu em bens físicos ao longo dos anos representa seu esforço, seu capital e seus sonhos. Não cuidar desse patrimônio é como deixar parte da sua história se perder.
Controlar o ativo imobilizado não é uma tarefa burocrática e chata. É um ato de cuidado, inteligência e visão para o futuro.
Empresas que crescem de forma sólida têm algo em comum: elas sabem exatamente o que possuem, cuidam bem do que é seu e tomam decisões importantes com base em dados reais e confiáveis.
Seja você um contador, um gestor, um empreendedor ou um profissional liberal:
Olhe para o seu patrimônio com atenção e carinho.
Você pode se surpreender com o valor que está escondido na sua empresa ou nos seus bens pessoais!
