Nota Fiscal Extemporânea: Tudo o que você precisa saber…

A Nota Fiscal Extemporânea é um documento emitido fora do prazo estabelecido pela legislação fiscal. Ela é essencial para regularizar operações que não foram registradas no momento adequado, seja por esquecimento, erro operacional ou outros motivos. Neste artigo, vamos entender quando é possível emitir uma nota fiscal extemporânea, quais estados permitem essa emissão (citando as regulamentações específicas), como emitir corretamente o documento, quais são os CFOPs aplicáveis, os tributos incidentes, a data de incidência, as obrigações acessórias envolvidas, a contabilização dessas notas e o que o CPC (Comitê de Pronunciamentos Contábeis) nos informa sobre o tema.

O Que é uma Nota Fiscal Extemporânea?

A nota fiscal extemporânea é uma forma de corrigir falhas na emissão de documentos fiscais. Ela permite que a empresa regularize operações passadas, mantendo a conformidade com a legislação e evitando possíveis penalidades. É importante que a emissão seja feita de forma correta para garantir a validade fiscal e contábil do documento.

Quando é Possível Emitir uma Nota Fiscal Extemporânea?

A emissão é possível em diversas situações:

• Esquecimento ou erro operacional: Quando uma venda ou prestação de serviço não foi registrada no momento correto.
• Problemas técnicos: Falhas no sistema que impediram a emissão da nota fiscal.
• Regularização após fiscalização: Quando, durante uma auditoria, são identificadas operações não registradas.
• Correção de informações: Ajustes em dados que não podem ser alterados por carta de correção.

A empresa deve documentar o motivo da emissão extemporânea para justificar perante o fisco e evitar penalidades.

Estados que Permitem a Emissão de Nota Fiscal Extemporânea

A legislação varia entre os estados, mas, em geral, a emissão de notas fiscais extemporâneas é permitida, desde que seguidas as normas específicas. Abaixo, citamos algumas regulamentações:

• São Paulo (SP):
  • RICMS/SP Artigo 182: Permite a emissão extemporânea, exigindo que a data de saída ou entrada corresponda à data real da operação e que seja informada a razão do atraso.
• Minas Gerais (MG):
  • RICMS/MG Artigo 62: Permite a emissão, mas requer comunicação ao fisco e recolhimento de eventuais diferenças tributárias com acréscimos legais.
• Rio de Janeiro (RJ):
  • RICMS/RJ Artigo 46: Autoriza a emissão extemporânea, porém alerta para possíveis penalidades devido ao atraso.
• Paraná (PR):
  • RICMS/PR Artigo 31: Estabelece procedimentos específicos, incluindo a necessidade de informar o motivo e recolher os tributos devidos com acréscimos legais.

  Atenção: As legislações estão sujeitas a alterações. Sempre consulte a Secretaria de Fazenda do seu estado ou um profissional especializado para obter informações atualizadas.

  Como Emitir a Nota Fiscal Extemporânea

  Para emitir corretamente a nota fiscal extemporânea:

• Data de Emissão e Data de Saída/Entrada:
  • Data de Emissão: Utilize a data atual (dia da emissão da nota).
  • Data de Saída ou Entrada: Informe a data real em que a operação ocorreu.

  A data de incidência dos tributos é a data real da operação (data de saída ou entrada da mercadoria), e não a data de emissão da nota fiscal extemporânea.

• CFOP Adequado:
  • Escolha o CFOP que representa a operação original. Alguns exemplos:
    • 5.102: Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros dentro do estado.
    • 6.102: Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros para fora do estado.
  • Tributos Incidentais:
    • Calcule os impostos (ICMS, IPI, PIS, COFINS) com base nas alíquotas vigentes na data da operação original.
    • Recolha os tributos com os acréscimos legais (juros e multas) se estiverem fora do prazo.
  • Informações Adicionais:
    • No campo de observações, justifique a emissão extemporânea. Exemplo: “Nota fiscal emitida extemporaneamente referente à venda realizada em 10/09/2023, não registrada na data por problemas técnicos.”
  • Regularização Contábil e Fiscal:
    • Atualize os registros contábeis para refletir a operação no período correto.
    • Retifique as obrigações acessórias, se necessário.

    Obrigações Acessórias

    A emissão extemporânea pode afetar as seguintes obrigações:

    • SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI):
      • Retifique os arquivos referentes ao período da operação omitida.
      • Inclua a nota fiscal extemporânea na escrituração fiscal do período correto.
    • SPED Contribuições (EFD PIS/COFINS):
      • Se a operação influenciar na apuração dessas contribuições, retifique os arquivos correspondentes.
    • Declarações Estaduais:
      • GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS) em São Paulo.
      • SINTEGRA (onde aplicável).
      • Outros conforme a legislação estadual.

      É fundamental observar os prazos para retificação e evitar multas por atraso.

      Contabilização da Nota Fiscal Extemporânea

      A contabilização correta das notas fiscais extemporâneas é crucial para a integridade das demonstrações financeiras da empresa. A operação deve ser registrada no período em que ocorreu, conforme os princípios contábeis.

      Orientações do CPC

      O Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC), por meio do CPC 23 – Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro, fornece diretrizes sobre como tratar erros de períodos anteriores.

      • Erro de Período Anterior: Omissões ou incorreções nas demonstrações contábeis de um ou mais períodos anteriores decorrentes de falha ao usar informações confiáveis que estavam disponíveis quando as demonstrações foram autorizadas para emissão.
      • Correção Retrospectiva: A empresa deve ajustar retroativamente as demonstrações contábeis, corrigindo o erro no período em que ocorreu.

      Procedimentos Contábeis

      • Ajuste nos Registros Contábeis:
        • Registre a operação na contabilidade como se tivesse sido realizada na data correta.
        • Ajuste as contas de receita, despesa e tributos correspondentes.
      • Demonstrações Financeiras:
        • Se as demonstrações financeiras já tiverem sido publicadas, pode ser necessário reapresentá-las, dependendo da materialidade do erro.
        • Divulgue nas notas explicativas a natureza do erro e o impacto nas demonstrações financeiras.

        Exemplos Práticos

        • Venda Não Registrada:
          • Débito: Clientes (contas a receber)
          • Crédito: Receita de Vendas
          • Crédito: Impostos a Recolher (ICMS, IPI, PIS, COFINS)
        • Ajuste de Estoque:
          • Débito: Custo das Mercadorias Vendidas
          • Crédito: Estoques

          Importância da Materialidade

          Se o erro for considerado material, a correção deve ser feita retroativamente, e as demonstrações financeiras comparativas devem ser ajustadas. Se não for material, a correção pode ser feita no período corrente.

          Principais Dúvidas sobre a Nota Fiscal Extemporânea

          1. Posso emitir nota fiscal com data retroativa?

          Não. A legislação não permite a emissão de notas fiscais com data retroativa. A data de emissão deve ser a data atual, mas a data de saída ou entrada deve refletir a data real da operação.

          2. Haverá penalidades pela emissão extemporânea?

          Possivelmente. A emissão fora do prazo pode acarretar multas e juros sobre os tributos devidos. Contudo, regularizar a situação espontaneamente pode minimizar penalidades. É importante consultar a legislação do seu estado.

          3. Como informar ao fisco sobre a emissão extemporânea?

          • Justificativa na Nota Fiscal: Utilize o campo de observações para explicar o motivo.
          • Comunicação Formal: Alguns estados exigem que a empresa informe formalmente ao fisco sobre a emissão extemporânea.
          • Retificação de Obrigações Acessórias: Ao retificar declarações fiscais, o fisco é automaticamente informado.

          4. Meu cliente será prejudicado?

          Pode haver impactos, especialmente se o cliente já tiver fechado o período fiscal. Ele pode precisar retificar suas obrigações para aproveitar créditos fiscais. É recomendável informá-lo sobre a situação.

          5. Como tratar contabilmente as notas extemporâneas segundo o CPC?

          De acordo com o CPC 23, erros de períodos anteriores devem ser corrigidos retroativamente. Isso significa ajustar os registros contábeis como se o erro nunca tivesse ocorrido, refletindo a operação no período correto.

          Dicas para Evitar a Necessidade de Emissão Extemporânea

          • Revisar Processos Internos: Garanta que as operações sejam registradas em tempo hábil.
          • Automatizar Sistemas: Utilize softwares de gestão que alertem sobre operações pendentes.
          • Treinamento da Equipe: Mantenha a equipe atualizada sobre procedimentos fiscais e contábeis.

          Conclusão

          A emissão de uma nota fiscal extemporânea é uma medida para regularizar situações irregulares e manter a conformidade fiscal e contábil da empresa. Embora seja um procedimento permitido, é necessário atenção aos detalhes para evitar penalidades adicionais e garantir a integridade das demonstrações financeiras. Sempre consulte a legislação atualizada do seu estado e conte com o apoio de um profissional contábil ou fiscal.